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Pourquoi les employés de certaines entreprises sont-ils heureux d’y demeurer tandis que d’autres cherchent à changer d’employeur? La réponse est que certaines entreprises savent prendre soin de leurs employés et leur offrir un environnement de travail qui leur permet de conserver leur identité tout en faisant leurs preuves et en s’épanouissant avec l’entreprise.

Les employés adéquatement formés sont au cœur du succès des petites entreprises. Des études ont montré que les employés les plus efficaces et productifs sont ceux qui possèdent une formation approfondie. Ils sont la crème de leur cohorte et ont le plus grand intérêt dans l’avenir de l’entreprise.

Dans un monde idéal, vous seriez en mesure d’embaucher des gens qui possèdent déjà précisément les compétences dont votre société a besoin. Toutefois, dans le marché du travail compétitif d’aujourd’hui, la demande de travailleurs qualifiés dépasse largement l’offre. C’est là où les formations entrent en jeu. Non seulement elles outillent vos employés avec les compétences professionnelles ou techniques requises, mais elles démontrent en outre que vous tenez à eux et que vous cherchez à leur faire une place dans l’avenir de votre entreprise. Cette attitude maintient la motivation et l’engagement des employés.

La qualité des employés et leur développement au moyen de la formation et du développement sont des facteurs essentiels de la rentabilité à long terme d’une petite entreprise. Si vous embauchez et maintenez de bons employés, investir dans le développement de leurs compétences de sorte à accroître leur productivité est une bonne politique à adopter.

Les formations sont souvent limitées aux nouveaux employés. C’est une erreur, puisque la formation permanente des employés en poste aide ces derniers à s’ajuster rapidement aux exigences en constante évolution de leur poste.

Des recherches ont révélé les avantages précis qu’une petite entreprise peut tirer de la formation et du perfectionnement de ses employés :

•    Productivité accrue.
•    Roulement du personnel réduit.
•    Efficacité accrue générant des gains financiers.
•    Besoin de supervision réduit.

Souvent, les employés acquièrent un plus grand sentiment de confiance en soi, de dignité et de bien-être lorsqu’ils jouent un rôle plus important au sein de l’entreprise et de la société en général. D’ordinaire, ils touchent une plus grande part des gains matériels réalisés grâce à leur productivité accrue. L’atteinte d’objectifs personnels et professionnels leur procure également un sentiment de satisfaction.

L’entreprise doit être dotée d’une stratégie clairement définie et d’un ensemble d’objectifs qui orientent et motivent toutes les décisions qui sont prises, particulièrement relativement aux formations. Les sociétés qui planifient leur processus de formation connaissent plus de succès que les autres.

L’objectif d’établir une stratégie de formation est de répondre à deux questions relativement simples, mais fondamentales : 1) quelle est notre entreprise? et 2) qu’est-ce qu’elle devrait être? Munie des réponses à ces questions ainsi que d’une vision claire de sa mission, de sa stratégie et de ses objectifs, une entreprise est en mesure de cerner ses besoins en matière de formation.

Établir les besoins en matière de formation
Les besoins en matière de formation peuvent être déterminés au moyen d’une analyse de trois domaines clés des ressources humaines : l’organisation dans son ensemble, les caractéristiques du travail et les besoins des individus. Cette analyse fournira les réponses aux questions suivantes :

•    Dans quels secteurs une formation est-elle requise?
•    Qu’est-ce qu’un employé doit apprendre pour devenir plus productif?
•    Qui a besoin d’une formation?

Commencez par évaluer le statut présent de l’entreprise et déterminer sa performance dans sa spécialité ainsi que les compétences des employés qui exécutent ces tâches. Puis, vérifiez si l’organisation est prête à investir dans les initiatives de formation. Sans cela, toute tentative de mettre sur pied un programme de formation solide est vouée à l’échec.

Ensuite, déterminez dans quels secteurs exactement des formations sont requises. Il est idiot de déployer un programme de formation sans y consacrer les ressources nécessaires. Un répertoire des compétences peut contribuer à recenser les compétences du personnel. Il aide l’organisation à connaître les compétences disponibles et les compétences requises pour son développement. Avant de lancer le processus de formation, établissez le niveau de compétence de chaque nouvel employé. Au moyen de l’observation des compétences et des aptitudes des employés, d’entrevues où vous prêtez une attention rigoureuse aux questions posées et non posées et de vérifications auprès d’anciens employeurs et d’autres références, vous pouvez dresser un portrait précis du niveau de compétence de vos employés.

À l’étape suivante, définissez précisément ce que les personnes recevant une formation doivent être en mesure d’accomplir après celle-ci. Intégrez des facteurs comme la rapidité, la précision et les normes associées à différentes tâches. Veillez à ce que les différentes étapes et procédures soient présentées de manière logique et dans le bon ordre. Assurez-vous que tout le matériel et l’équipement nécessaires soient à portée de main et prêts à l’usage.

Une fois que vos besoins en matière de formations sont établis, concentrez-vous sur le contenu du programme. Analysez les caractéristiques des tâches énumérées sur la description écrite du travail réellement effectué par chacun des employés. Les formations basées sur les descriptions de travail doivent détailler de quelle manière le travail doit être effectué, tâche par tâche. Exécuter vous-même les tâches vous donnera une meilleure impression de ce qu’elles représentent.

Les programmes de formation doivent tenir compte de la capacité des employés à assimiler la matière et à l’appliquer efficacement, et faire un usage aussi efficace que possible des ressources. Il importe également que les employés soient motivés par l’expérience d’apprentissage.

Les étapes de formation

Le processus d’enseignement se divise en cinq étapes : préparer, dire, montrer, mettre en œuvre et réviser. Voici comment ces étapes aideront l’employeur (le formateur) à comprendre le processus.

1.    Préparer : La première étape de ce processus consiste à préparer l’apprenant. Mettez l’apprenant à l’aise et expliquez pourquoi la compétence à acquérir est si importante. Expliquez tout danger ou problème pouvant survenir et la manière de les régler. Répondez à toute question que l’apprenant pourrait avoir au sujet de la tâche en question.

2.    Dire : Expliquez la tâche en détail. Divisez-la en étapes ou en parties. La plupart des employés trouvent plus facile d’apprendre plusieurs petites tâches et de les assembler que d’acquérir une vaste compétence d’un coup.

3.    Montrer : Démontrez exactement comment la tâche ou la compétence doit être exercée par l’employé. Faites participer l’employé en lui posant des questions et en sollicitant ses commentaires. Demandez-lui d’expliquer le processus ou la compétence à son tour.

4.    Mettre en œuvre : L’apprenant a maintenant la chance d’exécuter la tâche. Le formateur doit aider l’apprenant à prendre confiance en le surveillant de près avant de le laisser travailler sans supervision. L’employeur doit s’assurer que l’employé réalise chaque étape correctement et évite d’adopter de mauvaises habitudes.

5.    Réviser : Fournir une rétroaction honnête à l’apprenant en l’encourageant, en lui formulant des critiques constructives et des commentaires. C’est une excellente occasion pour faire l’éloge de l’employé ou corriger son évolution.

Un des moyens de transmettre de la rétroaction à l’employé consiste à élaborer une grille de vérification listant toutes les tâches que l’employeur et l’employé parcourraient régulièrement. Sachez reconnaître les points positifs et expliquez les points à améliorer. Cette méthode permet aux nouveaux employés de se mettre à la page et de participer au processus de révision.

L’orientation s’adresse aux nouveaux employés. Les premiers jours de travail sont cruciaux à leur succès. En effet, 60 p. 100 des employés qui démissionnent le font dans les dix premiers jours. L’orientation devrait donc mettre l’accent sur les sujets ci-dessous.

L’information transmise varie d’une entreprise à l’autre, mais certaines notions fondamentales doivent être communiquées à tout nouvel employé. Celles-ci comportent les caractéristiques propres à l’entreprise (disposition de l’établissement, collègues, historique, mission, objectifs, rôle de l’employé). Ces renseignements présentent un aperçu de l’entreprise aux nouveaux employés. Les politiques sur le personnel, la période de probation, les mesures disciplinaires, l’horaire de travail, les règles de sécurité et l’utilisation de l’équipement doivent également être mentionnés. De plus, les nouveaux employés sont toujours intéressés aux avantages qu’ils touchent : informez-les du salaire, du jour de paie, des vacances, des congés de maladie et autres. Expliquez les responsabilités spécifiques au travail qu’ils se verront confier, le lien entre leur travail et d’autres tâches exécutées au sein de l’entreprise ainsi que les règles de sécurité. Enfin, veillez à présenter les nouveaux employés au reste du personnel. Il peut être utile de mettre l’information d’orientation par écrit sous la forme d’un manuel de l’employé, de sorte que les politiques et les avantages soient accessibles et clairs tant pour l’employeur que pour l’employé.

Répondez à toutes les questions immédiates des nouveaux employés. Il est important d’ouvrir des voies de communication bilatérale entre les employés et la direction dès le départ. Voyez le temps consacré à l’orientation comme un investissement pour vous-même et pour votre employé. Des attentes claires et bien définies rapporteront des dividendes dans le futur et éviteront les malentendus entre employeur et employés. En orientant les nouveaux employés adéquatement, on prépare une transition graduelle vers la prochaine étape : la formation. Certaines entreprises ont recours à des présentations orales, tandis que d’autres sont dotées de guides d’orientation écrits. Bien des petites entreprises transmettent cette matière lors de séances individuelles. Mais peu importe la méthode employée, il est important que le nouveau venu comprenne bien son nouveau travail.

L’orientation et la formation adéquates des employés sont l’une des composantes de la gestion des ressources humaines dans une petite entreprise. Une orientation consciencieuse prépare le terrain pour une expérience satisfaisante tant pour l’employé que pour l’employeur. Ce dernier doit évaluer le niveau de compétence de l’employé, définir ce que l’apprenant doit être en mesure d’accomplir et élaborer des stratégies de formation des employés. Il joue le rôle d’un professeur lorsqu’il forme ses employés et adopte une approche systématique (préparer, dire, montrer, mettre en œuvre, réviser). Une orientation et une formation planifiées et exécutées de façon appropriée requièrent un investissement de temps et d’effort de la part de l’employeur autant que de l’employé; toutefois, les avantages considérables qu’elles entraînent sont des employés positifs, productifs et motivés.

Cet article a été publié à l’origine sur le site eRuralFamilies.org.

Susan James est Coordonnatrice des relations fédérales et de la formation du personnel de Cooperative Extension Service de l’Université du Wyoming.