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Déclarons la guerre aux réunions; aux réunions mal dirigées qui ne font que gaspiller du temps et auxquelles personne ne souhaite obligatoirement participer au cours de leur vie professionnelle.

Chaque entreprise familiale, qu’elle soit composée de deux employés ou de deux cents, tient des réunions parce que c’est la procédure normale pour aller de l’avant. Bien que les employés communiquent entre eux de plusieurs façons différentes, les réunions au sein d’entreprises familiales – si elles sont bien dirigées – peuvent être efficaces et efficientes.

Le bon (et le mauvais) côté des réunions

Nous avons tous vécu notre lot de bonnes et mauvaises réunions. Qu’est-ce qui fait que certaines d’entre elles sont palpitantes, tandis que d’autres sont à mourir d’ennui? Les entreprises familiales peuvent tirer plusieurs avantages d’une réunion bien dirigée :

  • Les réunions peuvent avoir beaucoup d’impact
  • Les réunions constituent une manière efficace de communiquer
  • Les réunions peuvent amener à acquérir et à approfondir des aptitudes professionnelles
  • Les réunions peuvent améliorer le moral de l’employé

Malheureusement, certaines réunions peuvent vite s’enliser dans la non-productivité :

  • Les réunions peuvent être sans point de focalisation
  • Les entreprises tiennent trop de réunions
  • Les participants se présentent mal préparés
  • La majorité du temps consacré à la réunion est gaspillé1

Comment tenir des réunions plus efficaces

Tout d’abord, toutes les réunions se doivent d’avoir un but ou un objectif. Cela peut sembler banal, mais s’il vous est impossible d’envisager un dénouement positif à une réunion, pourquoi la tenir? Il existe une multitude de bonnes raisons pour tenir une réunion : transmettre des informations, régler des problèmes, acquérir de nouvelles aptitudes, etc. S’il vous est cependant impossible de trouver une raison, ne convoquez personne. Jon Petz, auteur de Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, Or Get OUT of More Meetings, suggère de se poser une question en deux temps. Premièrement : que désirez-vous accomplir avant de quitter la salle de réunion? Ensuite : les personnes invitées à la réunion connaissent-elles la réponse à la première question avant d’entrer dans la pièce? S’il vous est impossible de répondre, alors il est très probable que votre réunion sera pénible. Pourquoi? Parce que la réponse que vous donnez à la question en deux temps se rattache à ce que chaque réunion tend à manquer : un point de focalisation et des résultats. Pour y parvenir, vous devez produire un énoncé de focalisation et d’objectifs pour votre réunion. Il en va de même pour chaque autre subséquente.

La première chose à l’ordre du jour et les premières paroles que vous y prononcerez devraient être clairement énoncées. Par exemple :

Point de focalisation :  Réviser les propositions pour le nouveau système informatique des vendeurs de TI

Objectif de la réunion : Au terme de la réunion, avoir choisi les deux meilleures propositions et avoir planifié des présentations individuelles pour chacune

d’entre elles2

D’autres facteurs peuvent améliorer le déroulement d’une réunion d’entreprise :

 

1. Préparez un ordre du jour écrit.

Même s’il n’y a qu’un point à l’ordre du jour ou que la réunion est planifiée de façon régulière, rédigez un ordre du jour sur papier et donnez-en des copies aux participants, à l’avance, afin qu’ils s’y présentent préparés.

2. Commencez et terminez la réunion à l’heure prévue.

Tout le monde a eu à subir des réunions qui s’éternisaient bien au-delà de la durée prévue. Aussi, c’est injuste que les personnes à l’heure doivent attendre l’arrivée des retardataires. Rythmez vos réunions pour faire en sorte de respecter l’heure de fin prévue; les participants ont modulé leur travail de la journée en fonction celle-ci.

3. Gardez le cap.

Les réunions peuvent facilement déborder et s’éloigner du sujet. Les meneurs et les participants de la réunion doivent veiller à ce que la réunion demeure orientée vers les points à l’ordre du jour. Lorsque vous remarquez qu’une réunion déraille et s’éloigne du sujet, intervenez pour ramener le tout à l’ordre.

4. Soyez un bon participant.

Si vous êtes participant, vous méritez une réunion bien organisée et bien dirigée. Ne tolérez pas les écarts lors des réunions. On attend également de vous que vous apportiez votre contribution pour que la réunion soit une réussite.

5. Colligez le procès-verbal de façon appropriée.

Le dilemme principal des réunions est d’établir l’étendue du contenu d’un procès-verbal. Ne prenez pas de notes exhaustives, du genre « qui a dit quoi. » Concentrez-vous plutôt sur trois types de renseignements : les objectifs atteints, les points prioritaires auxquels le personnel doit donner suite et les points en suspens. Encourager les gens à se concentrer sur ces types de renseignements peut améliorer la qualité de leur participation.3

6. Tenir des réunions moins nombreuses (mais de meilleure qualité).

Ne planifiez une réunion que seulement si c’est vraiment nécessaire. Avant de convoquer une réunion, demandez-vous s’il vous est possible d’atteindre votre objectif autrement : communication personnelle, conférence téléphonique, échange de courriels, etc.
Une situation unique : la main d’oeuvre en changement

Tel que mentionné dans les éditions précédentes (septembre 2006, novembre 2009 et décembre 2010) du bulletin électronique d’Enterprising Rural Families, le profil de la main-d’oeuvre est en train de se modifier de façon radicale. Robert Wendover, directeur du Centre des études générationnelles (Center for Generational Studies), est consultant en matière de comportements générationnels de la main-d’oeuvre. Selon lui, la plus grande source de stress est sans contredit le changement culturel apporté aux réunions d’entreprises par l’influence de la génération montante. Les travailleurs d’expérience ont appris à être patients et à traiter les moindres détails d’une réunion d’entreprise. Les travailleurs plus jeunes y assistent en jouant avec les applications de leur téléphone intelligent, en textant des amis ou en clavardant entre eux.4

Lors de réunions conventionnelles menées par des personnes d’âge plus mûr, il y a un protocole, un ordre du jour, des discussions auxiliaires, et personne ne songerait à conclure la réunion avant que les deux heures allouées ne soient écoulées. Les plus jeunes ont des compétences uniques issues de la conjoncture technologique et économique de notre temps et qui ne « collent » pas au protocole des réunions d’entreprise traditionnelles. Selon Wendover, en règle générale, les jeunes travailleurs productifs ont peu de patience pour les réunions qui, selon eux, gaspillent du temps qui pourrait être mieux investi dans le travail ou la communication avec les clients. Ce « flânage passé en réunions » peut vouloir dire que l’ordre du jour ne parvient pas à retenir leur attention. Wendover suggère d’évaluer si des réunions mensuelles ne seraient plus productives que des réunions hebdomadaires. Certains points de la réunion pourraient-ils être soumis électroniquement pour être consultés lorsque le temps le permettra? Les réunions, ou du moins certaines d’entre elles, pourraient-elles se dérouler par Skype, par vidéoconférence ou par un logiciel précis comme MindJet Catalyst® ou Papershow® pour être plus interactives?5 Enfin, demandez aux jeunes travailleurs de vous suggérer comment améliorer les réunions.

Les bonnes réunions peuvent s’avérer un outil très utile pour les entreprises familiales. Cependant, les bonnes réunions ne tombent pas du ciel : il faut les planifier. Produire une bonne réunion, c’est comme créer un bon produit. On ne fait pas que le fabriquer : on y pense, on le planifie et on le conçoit. Les réunions d’entreprise familiale ne devraient pas constituer un simple rituel vide de sens auquel on doit se soumettre avant de « retourner travailler ». Dans une réunion de qualité,  »c’est là que le vrai boulot s’accomplit ».6

Cet article a été publié à l’origine dans le bulletin de Enterprising Rural FamiliesMC de novembre 2012.

 

Bibliographie :

1. Allen, Kathleen. Conducting Effective Business Meetings. Extrait le 12/21/2011 depuis : www.dummies.com/how-to/

content/conducting-effective-business-meetings.htm.

2. Petz, Jon. Boring Meetings Suck: Get More Out of Your Meetings, Or Get OUT of More Meetings. 2011: Wiley

Publishing.

3. Smith, Greg. Top 7 Steps to Conducting More Effective Meetings. Extrait le 1/2/2012 depuis :

http://top7business.com/?Top-7-Steps-To-Conducting-More-Effective-Meetings&id=408

4. Wendover, Robert. Run meetings like a ninja, not a samurai. Center for Generational Studies. Extrait